(一)我国在职博士教育处于快速发展阶段，在职博士生档案材料的管理尚未步入规范化运行轨道
有的新增在职博士点，工作人员刚接触到在职博士档案管理，没有明确哪些材料需要制作并归入在职博士人事档案，造成材料缺漏，或将非人事档案材料归入人事档案。
(二)我国社会、经济正处于转型期，地区发展不平衡，人才流动性大，并有一定趋向性
更多在职博士流向经济发展水平较高、创业条件较好的地区或国外，人事管理方式方法与人才流动趋势之间的矛盾，或者人事档案意识的缺乏，都会导致在职博士人事档案出现问题。
(三)政府人才公共服务体系尚未建立健全，在职博士人事档案的管理权限、管理机构等仍然受到许多人为因素的干扰
档案材料的制作、收集、归档以及档案的转递等各方面的衔接工作未能实现标准化管理。
(四)人事管理法制化水平制约在职博士人事档案的规范化管理水平
人事档案工作从属于人事工作，人事管理的立法、依法、执法和违法处理状况必然影响到在职博士人事档案的规范化。人事工作法制化水平越高，在职博士人事档案材料的凭证作用就会越显现，法律效应可以促进相关人员在材料的制作、收集、鉴别、归档、整理以及档案的保管、转递等各环节中严格按章办事，反之亦然。我国人事管理法制化建设处于探索阶段，相关的法律法规尚未健全，因此在人事管理中普遍存在法制观念淡薄的现象。在职博士人事档案形成和管理的各单位各部门及在职博士本人往往忽视从法律凭证的角度来对待在职博士人事档案。
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