在职研究生招生考试是一个包括报名、初试、复试、政审、录取等环节，历时一较长，程序较繁杂的系统过程。在职研究生招生过程所形成的档案，不论是对在职研究生招生工作的研究，还是对在职研究生招生工作的改革促进都具有重要作用。
第一，促进在职研究生招生工作研究的作用
历史是一面镜子，它可以反映过去，也可以预示未来。因此，比较齐全、准确的档案可以为科学决策提供可靠的信息，可以帮助我们了解过去，认清现状，开拓视野，预见前程，从中寻找发展的基本过程和规律，并作出切实可行的科学决策，促进工作的进步。在职研究生招生过程中所形成的各种文件、简报、规定、办法等，都真实地反映了招生重大决策的缘由、依据、论证过程、结论，包括反馈的信息和参与决策的领导、专家的意见，这些材料对在职研究生招生考试由浅入深的变化情况以及思想认识演变的原始状况都如实客观地子以记载。因此，它较真实地反映了在职研究生招生考试发展、变化的过程，是招生工作人员劳动智慧和经验的结品，也是招生工作人员自我认识、自我总结提高、自我发展的依据之一。借鉴在职研究生招生档案可以对招生工作改革的诸多问题，从理论上进行探讨和研究。
第二，参考依据作用
档案不仅记录了历史活动的经过，而且记录了人们在各项活动中的思想发展、经验教训以及成果。档案的参考依据作用就在十它的可靠性，有些历史学家称誉它为“没有掺过水的史料”。在职研究生招生档案不仅是记录历史的真实写照，以知识载体的形式凝结着成功的经验和失败的教训，记载了招生工作人员在招生过程中不断探索形成的研究成果，给后来的工作以有益启迪。在后来的招生工作中，招生工作人员不可能单纯地只凭个人记忆，而需要经常查考过去的资料，即招生档案，为当前的工作作参考，借助它，能够更好地了解过去，把握现在，预见未来的发展。在原有工作基础上改进工作方法，减少工作盲目性，不走或少走弯路，充分提高工作效率。
第三，查考凭证作用
俗话说“空口无凭，立字为证”或说“口为空，字为宗”，这里讲的字，就是文书，也是指的档案，即档案的凭证作用。档案之所以具有这种凭证作用，其主要原因就在十它的原始性强，是历史的原始记录，是最可靠的第一手材料。在职研究生招生档案，是招生过程原始形态的记录品，是当时一、当地、当事人留下来的记录，未经任何人改动的原稿和原本，比较真实地记录和反映了招生过程的全貌，可靠性强，是专人信服的凭证。作为历史真迹的招生档案，具有无可置辩的凭证作用，可作为查考、争辩和处理问题的依据。在职研究生招生是在职研究生教育的源头工作，但招生期间产生的档案却贯穿在职研究生培养的全过程，比如，在职研究生招生录取大表，是经招生单位和省级招生主管部门审核的在职研究生录取名单，其产生十在职研究生招生过程，但在在职研究生培养期间的在职研究生注册，甚至在职研究生毕业注册都需用到在职研究生招生录取大表，若不慎把录取大表遗失或损坏，将对在职研究生学籍、毕业注册等后期工作带来极大不便。
第四，提高招生工作人员责任意识的作用
在职研究生招生档案，原样地保留着招生时一的手稿、亲笔签署，机关和个人的印章以及当时一形象的照片、录像或原声录音。这些历史标记，把招生工作人员的工作、决策等记录在案，能对招生工作人员的工作起到自我监督、自我省视的作用。在职研究生招生档案的建立，自会提高招生工作人员的责任意识，招生工作人员会对自己行为进行思考、审视、分析，能够提高招生的公平公正性，提高招生质量。
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